Onderhandelen: bewerkstellig een paradigmashift bij de ander met OMA en LSD

Beslissingen worden meestal onder vier ogen genomen; praten in grote groepen is inefficient. Dat stelt het boek Getting to Yes. Het grootste voorbeeld is volgens hen Churchil, Stalin en Roosevelt die tijdens de conferentie van Jalta, in één week de herverdeling van Duitsland en de oprichting van de Verenigde Naties hebben vastgelegd.

Je kunt hierbij de onderhandelingstechnieken volgens de Harvard-methode toepassen. Dat gaat als volgt:

• Maak onderscheid tussen de personen (emoties, karakter) en het daadwerkelijke probleem (waarover zijn jullie het oneens?).
• Focus op de onderliggende belangen, niet op de positie (het ego/standpunt) van de ander.
• Zoek naar oplossingen die voor beide partijen voordelig zijn (neem de tijd om compromissen te bedenken en tegenargumentatie voor te bereiden).
• Let erop dat er gebruik wordt gemaakt van objectieve maatstaven, in plaats van subjectieve verwijten of inhoudelijke discussies die afdwalen van het onderwerp.

Soms zijn feiten niet genoeg. Als jij je horloge verliest en de ander hem vindt, dan kunnen jullie het erover oneens raken wie het horloge mag houden. De feiten doen er op dat moment niet toe.

Je kunt de bovenstaande situatie hard, zacht of principieel oplossen. Voor iedere situatie geldt: je kunt telkens een andere tactiek gebruiken. 

In een zachte onderhandelingsstijl gaan deelnemers vriendschappelijk te werk, streven naar overeenstemming en zijn bereid tot concessies om de relatie te verbeteren. Ze vertrouwen de andere partij, zijn flexibel in hun standpunten, bieden actief oplossingen aan en zijn bereid verliezen te nemen voor een akkoord. Ze vermijden machtsstrijd en geven toe onder druk.

Een harde onderhandelingsstijl kenmerkt zich doordat deelnemers elkaar als tegenstanders zien en de overwinning het hoofddoel is. Ze stellen harde eisen, zijn wantrouwend, houden vast aan hun standpunten, gebruiken dreigementen, misleiden over hun ware intenties en zetten druk om eenzijdig voordeel te behalen. Ze staan stevig in hun schoenen en proberen de wil van de ander te breken.

De principiële onderhandelingsstijl ziet de deelnemers als probleemoplossers die streven naar een rationele uitkomst. Ze scheiden persoonlijke verschillen van het probleem, zijn empathisch naar mensen maar standvastig in het oplossen van een probleem, en handelen onafhankelijk van vertrouwen. Ze richten zich op belangen in plaats van posities, vermijden vaste eisen, bedenken creatieve, wederzijds voordelige opties en baseren het resultaat op objectieve criteria. Ze blijven redelijk en geven toe aan principes in plaats van aan druk.

Als ik vanuit emotie reageer, dan negeer ik alle technieken en ben ik woedend, verdrietig of teleurgesteld. Met de juiste copingstechnieken, kan ik beter omgaan met dit soort situaties. Bijvoorbeeld door het uitoefenen van ademhalingstechnieken (*), het maken van een wandeling, rek- en strek oefeningen, of door het luisteren van muziek. En daarna keer ik terug het gesprek in. 

(*) Dit zijn ademhalingstechnieken die je kunt toepassen:

• Adem 5 seconden in, 5 seconden uit;
• Adem 4 seconden in, houd 7 seconden vast, 8 seconden uit;
• Adem in, houd vast, uit, houd vast (dit is beter bekend als de ‘vierkante ademhalingtechniek’);
• Aanvullend: leg je hand op de buik, focus op het in en uitademen;
• Aanvullend: focus op een punt in je lichaam waar je rust ervaart, bijvoorbeeld achter je navel of in je tenen. Focus hierop tijdens het in en uitademen. 

Inleven in de ander

Je kunt in een tunnelvisie zitten, ofwel een paradigma hebben waar je niet uit te halen bent. Je hebt op dat moment een andere kijk op de situatie dan de tegenpartij. 

Voorkom dit door je standpunten opzij te zetten. Ga ‘uitzoomen’. Het bestuderen van een vleermuis is niet genoeg, je moet je kunnen inleven in zijn habitat. Alleen dan snap je dat het bouwen van een appartementencomplex desastreus kan zijn voor dat diertje. 

Het mantra bij gesprekken is:
OMA thuislaten. (Oordeel, Mening, Advies)
LSD meenemen. (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen)

Als je iemand plotseling confronteert met een conclusie waarvan hij niets afwist, kan diegene zich overrompeld voelen. Had je diegene tijdens de voorbereiding bij je gedachten, planning en uitgangspunten betrokken, dan was het een gedeelde conclusie geworden waarbinnen je meerdere vertegenwoordigers hebt die het standpunt kunnen verdedigen. Je creëert hiermee samenhang, aanhang en dus cohesie. Dat je niet met alle eer kunt opstrijken is wellicht jammer, maar uiteindelijk gaat het erom dat er een besluit kan worden genomen.

Het betrekken van iemand in de besluitvorming, zorgt voor eigenaarsschap, wat meestal leidt tot draagkracht.  

Als je koffiezetapparaat voor de derde keer stuk gaat, is het makkelijk om geïrriteerd te raken en de monteur de schuld te geven. Dit kan ervoor zorgen dat de volgende monteur op zijn hoede is. Maar als je de monteur kalm de situatie uitlegt en hem vraagt om samen met jou naar een oplossing te zoeken, zal hij zich sneller betrokken voelen en gemotiveerd zijn om je te helpen.

Onderbuikgevoelens spelen een rol

De andere partij heeft net zoals jou gevoel over een bepaald onderwerp. Bang, kwaad, nerveus (met buikpijn tot gevolg), wat voor functie de persoon tegenover je ook heeft, inherent blijven het mensen die gevoelig zijn voor waarnemingen. Over bepaalde onderwerpen zijn ze trots, andere onderwerpen liggen gevoelig. Hun carrière kan soms op het spel staan. Neem dit mee in gedachten zodra je de aanval opent op de andere partij. Er speelt meestal meer dan alleen het verdedigen van ‘objectieve’ standpunten. Een overtuiging laten overkomen, ofwel een paradigma-shift laten bewerkstelligen, is daarom niet zo makkelijk.

Je denkt al snel na over je antwoord zodra de tegenpartij gaat praten. Luister en vraag de tegenpartij om alles haarfijn uit te leggen, zodat er geen dubbelzinnigheid bestaatl. Het recapituleren van een antwoord, in een tegenreactie zoals: ‘helder. Ik begrijp dat het zo […]  in elkaar zit. Ik ga hierover nadenken en kom erop terug’ is prima. Zo bevestig je dat jullie op één golflengte zitten; en je geeft jezelf de tijd om na te denken over een antwoord. En dit legt de basis voor een constructieve samenwerking. 

Resumerend

Je leest in dit artikel een hoop tips die je kunt toepassen tijdens het onderhandelen. Dat is niet altijd makkelijk. Hoe vaker je bewust op je gedrag let, hoe beter het de volgende keer gaat. Let eens op je houding, toonhoogte en emoties; wat valt daaraan op te merken? Verbaal contact is slechts een klein deel van je interactie. Ik vond het bovenal interessant om mij in dit onderwerp te verdiepen, en de bodem is nog lang niet in zicht. Wil je hierover doorpraten? Stuur dan een bericht. Dat vind ik leuk.